n8n으로 이메일 첨부파일을 자동 분류해 Drive에 정리하기

이메일로 받은 송장, 계약서, 영수증을 일일이 다운로드해서 폴더별로 정리하는 시간을 n8n 워크플로 하나로 자동화할 수 있습니다. 새 메일이 도착하면 첨부파일을 추출해 파일명이나 발신자 정보를 보고 자동으로 Google Drive의 지정된 폴더에 저장합니다. 프리랜서, 소규모 팀, 회계 담당자에게 유용합니다.

만들 수 있는 것

• 거래처별로 분류된 송장 폴더 (매월 자동 정리)
• 파트너사별 계약서 보관함 (발신자 이메일 기준 자동 분류)
• 프로젝트별 자료 폴더 (이메일 제목 키워드로 분류)
• 매일 아침 정리된 파일 목록 슬랙 알림

필요한 스킬/도구

• n8n (직접 설치하면 무료, 클라우드 버전은 유료): 워크플로 자동화 엔진
• Gmail 또는 Outlook 계정: 이메일 받기, n8n과 연결 필요
• Google Drive 계정: 파일 저장, n8n과 OAuth 연결
• 워크플로 기본 개념: 트리거, 노드, 조건 분기 이해
• 계정 연결 방법: OAuth 인증으로 n8n에 이메일과 Drive 권한 부여
• (선택) OpenAI API 또는 Anthropic API (쓴 만큼 내는 유료): 파일 내용 기반 고급 분류

만드는 순서

1. n8n에서 새 워크플로를 만들고 Gmail Trigger 또는 Outlook Trigger 노드를 추가합니다. 특정 라벨이나 발신자의 메일만 감시하도록 필터를 설정할 수 있습니다.
2. Email 노드 다음에 Extract Attachments 노드를 연결해 첨부파일을 가져옵니다. 파일명, 확장자, 바이너리 데이터가 추출됩니다.
3. IF 노드를 추가해 파일명에 특정 단어가 있는지, 발신자 주소가 특정 도메인인지 등 분류 규칙을 만듭니다. 예를 들어 파일명에 "invoice"가 있으면 송장 폴더로, "contract"가 있으면 계약서 폴더로 보냅니다.
4. 각 분기마다 Google Drive 노드를 연결하고, 업로드할 폴더 ID와 파일명 규칙을 설정합니다. 폴더 ID는 Drive 폴더 URL에서 확인할 수 있습니다.
5. (선택) 파일명만으로 분류하기 어려운 경우 OpenAI 또는 Anthropic 노드를 추가해 파일명과 이메일 정보를 AI에게 보내 카테고리를 받아올 수 있습니다. 이 경우 API 키가 필요하고 사용량만큼 요금이 부과됩니다.
6. 워크플로를 저장하고 테스트 메일을 보내 첨부파일이 올바른 폴더에 저장되는지 확인한 뒤 활성화합니다.

바로 쓰는 프롬프트

5번 단계에서 AI로 파일을 분류할 때 사용

파일명: [파일명]
발신자: [발신자 이메일]
이메일 제목: [이메일 제목]

이 첨부파일이 다음 중 어느 카테고리에 속하는지 판단해 카테고리 이름만 답해 주세요:
- 송장
- 계약서
- 영수증
- 견적서
- 제안서
- 기타

답변:

팁

• 처음에는 파일명과 발신자 규칙만으로 분류하고, 잘 안 되는 케이스만 AI 노드를 추가하면 비용을 아낄 수 있습니다
• 워크플로 테스트는 실제 메일이 오기 전에 수동 실행으로 먼저 해 보세요. n8n에서 테스트 데이터를 직접 입력할 수 있습니다
• Google Drive에 같은 이름의 파일이 있을 때 덮어쓸지 새 파일로 저장할지 노드 설정에서 선택할 수 있습니다

여러분은 이메일 첨부파일 중 어떤 종류를 자주 정리하시나요?