ChatGPT로 회의록을 할 일과 팔로우업 메일로 정리하기

회의가 끝나면 회의록을 정리하고, 누가 무엇을 언제까지 해야 하는지 정리해서 메일로 공유하는 일이 남습니다. ChatGPT를 쓰면 회의록 텍스트나 녹음 파일을 넣는 것만으로 담당자별 할 일 목록과 발송 가능한 팔로우업 메일을 몇 분 안에 만들 수 있습니다. 회의가 많은 팀장, PM, 기획자에게 유용합니다.

만들 수 있는 것

• 담당자별로 정리된 할 일 목록 (체크박스 형식, 마감일 포함)
• 회의 참석자에게 바로 보낼 수 있는 팔로우업 메일 (결정 사항, 다음 액션, 담당자 정리)
• 노션, 트렐로, 구글 태스크 등에 복사해 넣을 수 있는 태스크 리스트
• 회의 결정 사항 요약 (다음 회의 때 다시 확인할 수 있도록)

필요한 스킬/도구

• ChatGPT (무료로 시작 가능, 일부 기능은 유료 요금제): 회의록 분석 및 할 일 목록과 메일 작성
• 기본 프롬프트 작성: ChatGPT에 어떤 형식으로 정리할지 요청하는 능력
• 회의록 또는 녹음 파일: 회의 내용이 담긴 텍스트나 음성 파일 (회의 중 메모한 것도 가능)
• 메일 클라이언트: Gmail, Outlook 등 메일 발송 도구
• (선택) 태스크 관리 도구: 노션, 트렐로, 구글 태스크 등 할 일을 관리하는 도구

만드는 순서

1. ChatGPT를 열고 회의록 텍스트를 붙여넣습니다. 음성 녹음 파일이 있다면 음성 입력 기능이나 파일 업로드 기능으로 올립니다.
2. 회의록에서 결정 사항, 액션 아이템, 담당자, 마감일을 추출하도록 요청합니다. 어떤 형식으로 정리할지 (담당자별, 마감일별 등) 함께 적습니다.
3. ChatGPT가 정리한 할 일 목록을 확인하고, 필요하면 "김 과장을 김민수 과장으로 바꿔줘"처럼 수정 요청합니다.
4. 같은 대화에서 팔로우업 메일 작성을 요청합니다. 받는 사람, 제목, 본문 형식을 지정하면 더 정확합니다.
5. 완성된 할 일 목록과 메일을 복사해서 태스크 도구에 입력하고, 메일로 발송합니다.

바로 쓰는 프롬프트

2번 단계에서 사용

아래 회의록에서 다음 내용을 정리해 주세요:
1. 결정된 사항
2. 담당자별 할 일 목록 (체크박스 형식, 마감일 포함)
3. 다음 회의 일정이나 후속 조치

[회의록 텍스트를 여기 붙여넣기]

4번 단계에서 사용

위 회의록을 바탕으로 참석자들에게 보낼 팔로우업 메일을 작성해 주세요. 형식:
- 제목: [회의 주제] 회의 결과 및 액션 아이템
- 본문: 회의 요약, 결정 사항, 담당자별 할 일과 마감일, 다음 회의 일정
- 톤: [격식 있게 / 간결하게 / 친근하게] 중 선택

팁

• 회의록에 날짜, 참석자 이름, 회의 주제가 명확하게 적혀 있으면 더 정확한 결과가 나옵니다. 녹음 파일을 쓸 때는 회의 시작 부분에 이 정보를 말해 두면 좋습니다.
• 담당자 이름이 "김 대리", "이쪽" 같은 애매한 표현으로 나오면 "김 대리를 김민수로, 이쪽을 마케팅팀 박지은으로 바꿔줘"처럼 수정 요청하세요.
• 회사나 팀의 메일 톤이 있다면 "좀 더 격식 있게", "간결하고 명확하게", "이모지 없이" 같은 요청을 추가하면 원하는 스타일로 나옵니다.

회의 후 정리 작업, 보통 얼마나 걸리시나요?