Workspace Flows로 문의 메일을 자동 분류하고 답장 초안 만들기

구글이 새로 공개한 Workspace Flows(Workspace Studio)는 Gmail, 스프레드시트, 드라이브를 Gemini로 연결하는 노코드 자동화 도구입니다. 메일이 도착하면 자동으로 내용을 분류하고, 스프레드시트에 저장하고, 답장 초안까지 만들어 주는 흐름을 코드 없이 만들 수 있습니다. 반복적인 문의 대응, 일일 보고 정리, 설문 분석 같은 업무를 자동화하려는 분께 유용합니다.

만들 수 있는 것

• 문의 메일을 받으면 긴급도를 판단하고, 요약과 답장 초안을 스프레드시트에 자동 저장
• 일일 보고 메일에서 할 일과 일정을 추출해 Google Tasks나 공유 시트에 자동 등록
• 드라이브에 저장한 음성 메모를 텍스트 초안으로 자동 변환해 Google 문서 생성
• 설문지 자유 응답을 긍정/부정으로 분류하고 중요 의견은 채팅 알림

필요한 스킬/도구

• Google 계정: Google AI Pro나 일반 계정, Workspace Experiments 참가 등록 필요
• Google Workspace Flows (Workspace Studio): 요금제는 공식 사이트에서 확인, 개인 계정은 Experiments 참가 필요
• Gemini (무료로 시작 가능, 일부 기능은 유료 요금제): 메일 내용 분석, 답장 초안 생성
• Gmail과 Google 스프레드시트 기초 사용법
• 기본 프롬프트 작성 능력
• 자동화할 메일이나 자료

만드는 순서

1. Experiments 참가 등록: 브라우저에서 studio.workspace.google.com에 접속해 Workspace Experiments 프로그램 참여를 승인합니다. Google Workspace의 스마트 기능과 개인화 설정이 켜져 있는지 확인합니다.

2. 플로우 생성과 시작 조건 설정: 새 플로우를 만들고 시작 조건으로 Gmail의 '메일을 수신했을 때'를 선택합니다. 제목에 [문의]나 [견적] 같은 키워드를 지정해 대상 메일을 좁힙니다.

3. 첫 번째 Gemini 단계 - 내용 추출: 단계를 추가하고 Gemini의 '상담' 또는 '추출' 기능을 선택합니다. 프롬프트에 메일 본문 변수를 삽입하고, 요약·고객 요청·긴급도를 추출하도록 지시합니다. 각 항목이 변수로 저장됩니다.

4. 두 번째 Gemini 단계 - 답장 초안 생성: 새 Gemini 단계를 추가하고, 앞 단계에서 추출한 '고객 요청' 변수만 받아 정중한 답장 초안을 작성하도록 프롬프트를 씁니다. 메일 본문 전체가 아니라 필요한 변수만 넘기면 더 정확한 결과가 나옵니다.

5. 스프레드시트 저장 단계: Google 스프레드시트의 '행 추가' 단계를 추가합니다. 대상 시트와 탭을 선택하고, 수신 일시·발신자·긴급도·요약·답장 초안 변수를 각 열에 매핑합니다.

6. 테스트와 활성화: 테스트 실행 버튼으로 샘플 메일을 넣어 보고, 활동 패널에서 각 단계의 변수와 결과를 확인합니다. 의도대로 작동하면 플로우를 켜기로 전환해 백그라운드 자동화를 시작합니다.

바로 쓰는 프롬프트

3번 단계 - 메일 내용 추출용

다음 메일 본문을 분석하여 아래 항목을 추출해 주세요.

[분석 대상 메일 본문]: [메일 본문 변수 삽입]

출력 형식:
- 요약: (2문장 이내로 간결하게)
- 고객의 요청 사항: (구체적인 요구 사항을 글머리 기호로)
- 긴급도: (높음 / 중간 / 낮음 중 하나)

4번 단계 - 답장 초안 생성용

당신은 정중한 고객 지원 담당자입니다. 다음 고객 요청에 대해 1차 확인 회신 메일을 작성해 주세요. 사내 확인이 필요하므로 "오늘 중으로 다시 연락드리겠습니다"라고 안내해 주세요.

[고객의 요청]: [앞 단계의 '고객 요청' 변수 삽입]

팁

• 하나의 Gemini 단계에 모든 작업을 몰아넣지 말고, '추출 AI'와 '작성 AI'를 분리하면 출력 정확도가 훨씬 안정적입니다.
• 플로우는 최대 25개, 한 플로우는 최대 20단계까지 제한이 있으니 작고 단순한 흐름 여러 개로 나누는 것이 좋습니다.
• 복잡한 조건 분기나 대량 처리가 필요하면 Google Apps Script + Gemini API나 Power Automate 같은 도구를 함께 검토하세요.

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