Power Automate로 이메일 송장을 자동 읽어 회계 시트에 입력하기

이메일로 받은 송장 PDF나 이미지를 일일이 보고 Excel에 옮겨 적는 시간을 줄일 수 있습니다. Power Automate의 AI Builder가 송장에서 날짜, 금액, 공급자명 같은 정보를 읽어내고, 자동으로 회계 시트에 한 줄씩 추가합니다. 경리 업무가 있는 소상공인, 프리랜서, 총무 담당자에게 유용합니다.

만들 수 있는 것

• 거래처에서 보낸 세금계산서 메일이 오면 자동으로 매입 장부 Excel에 입력
• 카드사 영수증 이미지를 읽어 지출 내역 시트에 정리
• 매달 오는 통신비·임대료 청구서를 자동으로 고정비 관리 표에 기록
• 여러 공급업체 송장을 한 곳에 모아 월말 정산 준비 시간 단축

필요한 스킬/도구

• Power Automate (Microsoft 계정과 요금제에 따라 쓸 수 있는 기능이 다름): 자동화 흐름 만들고 실행
• AI Builder (Power Automate에 포함): 송장, 영수증 같은 문서에서 항목 자동 추출
• Excel Online 또는 SharePoint (Microsoft 계정에 포함): 추출한 데이터를 저장할 표
• Outlook 또는 Gmail 계정: 송장 메일 받기
• 기본 Power Automate 흐름 만들기: 트리거와 작업 연결하는 방법
• Excel 표 구조 이해: 열 이름 정하고 데이터 형식 맞추기

만드는 순서

1. Excel Online에 송장 정보를 저장할 빈 통합 문서를 만들고, 표 형식으로 열 이름을 정합니다 (예: 날짜, 공급자, 품목, 공급가액, 세액, 합계).
2. Power Automate 사이트에 접속해 '자동화된 클라우드 흐름 만들기'를 선택하고, 트리거로 "새 이메일이 도착할 때" 또는 "이메일에 첨부 파일이 있을 때"를 설정합니다. 송장을 보내는 발신자 주소나 제목 키워드로 필터를 걸어 두면 더 정확합니다.
3. 작업 추가에서 AI Builder의 "양식에서 정보 추출" 또는 "송장 처리" 모델을 선택하고, 입력으로 이메일 첨부 파일을 지정합니다. AI Builder는 송장에서 공급자명, 날짜, 금액, 품목 같은 항목을 자동으로 찾아냅니다.
4. "Excel Online에 행 추가" 작업을 추가하고, 1단계에서 만든 파일과 표를 선택합니다. AI Builder가 추출한 각 항목을 해당 열에 연결합니다 (동적 콘텐츠 선택).
5. 흐름을 저장하고, 샘플 송장이 첨부된 테스트 메일을 보내 Excel에 데이터가 제대로 들어가는지 확인합니다. 오류가 나면 AI Builder 출력 항목과 Excel 열 이름이 잘 연결됐는지 점검합니다.

바로 쓰는 프롬프트

1단계, Power Automate Copilot에 흐름 초안 요청할 때

이메일로 오는 송장 첨부파일을 AI Builder로 읽어서 Excel 파일 [송장관리.xlsx]의 [Sheet1] 표에 자동으로 행을 추가해 줘. 송장에서 날짜, 공급자, 금액, 세액을 추출하면 돼.

3단계, AI Builder 커스텀 모델을 만들 때 (기본 모델이 항목을 잘 못 읽는 경우)

이 송장 양식에서 추출할 필드: [발행일], [공급자 상호], [공급가액], [세액], [총 금액], [품목명]. 각 필드는 송장 우측 상단과 표 안쪽에 있어.

팁

• AI Builder 기본 송장 모델은 표준 세금계산서 양식을 잘 읽지만, 회사마다 양식이 다르면 인식률이 떨어질 수 있습니다. 같은 양식이 반복되면 AI Builder에서 커스텀 문서 처리 모델을 학습시키면 정확도가 올라갑니다.
• 송장 발신자 이메일 주소나 제목에 "세금계산서", "invoice" 같은 키워드 필터를 걸어 두면 일반 메일과 섞이지 않습니다.
• Excel 표 열 이름은 AI Builder 출력 항목 이름과 비슷하게 만들어 두면 연결할 때 헷갈리지 않습니다. 데이터 형식(날짜, 숫자, 텍스트)도 미리 맞춰 두세요.

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